Policy för Klagomålshantering
1. Syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att Payable AB hanterar kundklagomål på ett effektivt, rättvist och transparent sätt. Vi strävar efter att alla klagomål behandlas seriöst och löses på ett sätt som gagnar både kunden och företaget.
2. Definition av Klagomål
Ett klagomål är ett uttryck för missnöje från en kund avseende vår tjänst, produkt eller den behandling de fått av våra anställda. Detta kan inkludera, men är inte begränsat till, klagomål om felaktig fakturering, otillfredsställande service, bristande kommunikation och behandling av personuppgifter.
3. Principer för Klagomålshantering
· Tillgänglighet: Vi ska göra det enkelt för kunder att framföra klagomål. · Opartiskhet: Klagomål ska hanteras på ett rättvist och objektivt sätt. · Konfidentialitet: Kundens integritet ska skyddas vid hantering av klagomål. · Ansvar: Vi ska ta ansvar för att åtgärda och lösa klagomål snabbt och effektivt. · Ständig förbättring: Vi använder feedback från klagomål för att kontinuerligt förbättra våra tjänster.
4. Process för Klagomålshantering
4.1 Inlämning av Klagomål
Kunder kan lämna in klagomål på följande sätt:
4.2 Bekräftelse av Mottagande
När vi mottar ett klagomål, bekräftar vi mottagandet inom 2 arbetsdagar. Bekräftelsen inkluderar information om hur klagomålet kommer att behandlas och en förväntad tidsram för att lösa ärendet.
4.3 Utredning
Varje klagomål kommer att utredas grundligt och opartiskt. Vi kan behöva kontakta kunden för ytterligare information eller förtydliganden.
4.4 Beslut och Åtgärder
Efter utredningen kommer vi att fatta ett beslut och vidta lämpliga åtgärder för att lösa klagomålet. Kunden kommer att informeras om beslutet och de åtgärder som kommer att vidtas.
4.5 Återkoppling
Vi strävar efter att lösa klagomål inom 14 arbetsdagar från mottagandet. Om mer tid krävs, kommer vi att informera kunden om anledningen till förseningen och en ny förväntad tid för lösning.
5. Eskalering av Klagomål
Om kunden inte är nöjd med hur klagomålet har hanterats, kan ärendet eskaleras till en högre chef eller ansvarig för kundklagomål. Vid behov kan kunden även hänvisa klagomålet till en extern tvistlösningsinstans, såsom Allmänna reklamationsnämnden (ARN) eller relevant tillsynsmyndighet.
6. Dokumentation och Rapportering
Alla klagomål och åtgärder som vidtagits ska dokumenteras noggrant. Vi kommer att regelbundet granska och analysera klagomål för att identifiera mönster och möjligheter till förbättring.
7. Utbildning och Medvetenhet
Alla anställda ska få utbildning om denna klagomålshanteringspolicy och hur de ska hantera klagomål på ett effektivt sätt. Vi kommer att säkerställa att alla medarbetare är medvetna om vikten av att hantera klagomål professionellt och respektfullt.
8. Översyn och Uppdatering
Denna policy ska granskas och uppdateras årligen för att säkerställa att den förblir effektiv och relevant. Eventuella ändringar kommer att kommuniceras till alla anställda och göras tillgängliga för våra kunder.
Bolagsinformation
Payable AB
Falugatan 8
113 32 Stockholm
Org.nr: 559484-8672
Säte: Stockholm
© 2024 Payable AB